Privacyverklaring

Wie is verantwoordelijk

Voor deze website is Praktijk Lange Velden het aanspreekpunt, met dr. Eva Hoet als praktijkhouder en privacycontact. De definitieve juridische identiteit van de verwerkingsverantwoordelijke wordt vóór publieke ingebruikname bevestigd.

Je kunt ons bereiken via info@huisartsenlangevelden.be, 09 430 15 30 of Helmkruidstraat 12, 9032 Wondelgem. Stel je privacyvraag gerust aan de praktijk. Stuur daarbij geen medische details, rijksregisternummer of kopie van je identiteitskaart via gewone e-mail.

Welke gegevens gebruiken we

• Bij een websitebezoek kunnen de hosting- en beveiligingsdiensten technische gegevens verwerken, zoals een IP-adres, tijdstip, opgevraagde pagina en browsergegevens. De website wordt gehost via ChatGPT Sites. Voor het bezoeken van de openbare website hoef je niet in te loggen.
• De afspraakkeuze verwerkt je aangeklikte antwoorden tijdelijk in je browser. Onze keuzehulpcode bewaart ze niet in een databank of browseropslag en stuurt de veiligheidsantwoorden niet naar een AI-dienst of Progenda.
• Voor een inschrijvingsconsult vragen we voornaam, achternaam, adres, postcode, woonplaats, e-mailadres, inschrijvingsregio en het aantal personen. Een telefoonnummer is optioneel. Bij een gezinsaanvraag vul je de gegevens van één contactpersoon in.
• Wanneer je zelf mailt of belt, verwerken de ontvanger en de gebruikte communicatieaanbieders de informatie die je doorgeeft. Deel via gewone e-mail alleen de noodzakelijke praktische gegevens.

Waarom verwerken we deze gegevens

We gebruiken de contactgegevens van je aanvraag om na te kijken of inschrijving mogelijk is, je te contacteren en een inschrijvingsconsult te organiseren. Dit zijn stappen die je zelf vraagt met het oog op zorgverlening, op grond van artikel 6 lid 1 onder b AVG. Zonder de verplichte contactvelden kunnen we de online aanvraag niet behandelen; je kunt ook bellen.

Voor het beveiligen en laten werken van de website en het tegengaan van misbruik steunen we op ons gerechtvaardigd belang bij een veilige en betrouwbare dienstverlening, op grond van artikel 6 lid 1 onder f AVG. Gegevens die we voor een wettelijke verplichting moeten verwerken, behandelen we op grond van die verplichting.

De websiteformulieren vragen geen medische informatie. Voor zover een inschrijvingsaanvraag door haar zorgcontext gezondheidsgegevens omvat, verwerken we die uitsluitend voor de noodzakelijke organisatie of verlening van zorg, onder het beroepsgeheim en, waar de voorwaarden vervuld zijn, artikel 9 lid 2 onder h AVG. Dit is geen grondslag om medische gegevens aan een algemene AI-chat door te geven.

Wat gebeurt er met je inschrijvingsaanvraag

Bij het openen van het formulier controleert je browser of de verzenddienst bij one.com beschikbaar is. Daarbij kunnen technische verbindingsgegevens worden verwerkt; je ingevulde contactvelden worden dan nog niet verstuurd. Je kijkt de aanvraag eerst na. Pas wanneer je op Aanvraag versturen klikt, gaan de contactvelden via een beveiligde verbinding naar onze verzenddienst en per e-mail naar info@huisartsenlangevelden.be.

Als rechtstreeks verzenden niet beschikbaar is, kun je de aanvraag in je eigen mailprogramma klaarzetten en daar zelf versturen. Afdrukken en meenemen kan ook. De verzendcode bewaart geen leesbare contactvelden of mailinhoud in eigen tijdelijke bestanden. De ontvangen e-mail, hostinglogs en technische controles hebben wel hun eigen bewaring, zoals hieronder beschreven. Een aanvraag is nog geen definitieve inschrijving.

Een vaccinatie aanvragen

In de keuzehulp kun je een vaccinatie aanvragen voor jezelf of voor iemand anders, bijvoorbeeld je kind. We vragen alleen de naam en voornaam van de te vaccineren persoon en de gekozen vaccins. Vul geen geboortedatum, rijksregisternummer of medische voorgeschiedenis in.

Je kijkt de aanvraag na voordat je op Verstuur vaccinaanvraag klikt. Pas dan gaan de naam en vaccinkeuze via een versleutelde verbinding naar de mailkoppeling op de one.com-hosting van de praktijk. Deze verstuurt de aanvraag naar info@huisartsenlangevelden.be om de vaccinatie en eventuele bestelling voor te bereiden. Een technische verzendbevestiging betekent dat de mailserver de aanvraag heeft aanvaard, niet dat er al een afspraak is geboekt.

De website bewaart het formulier niet in browseropslag. Het wordt gewist als je de keuzehulp sluit of de pagina verlaat. De mailkoppeling bewaart alleen technische verzoekstatussen, tellers en beveiligde afgeleide hashes in een private tijdelijke map, geen leesbare namen of vaccinkeuzes. De aanvraag zelf komt in de praktijkmailbox terecht en wordt gebruikt voor de opvolging van je zorg. De precieze bewaartermijn van de mailbox moet door de praktijk worden bevestigd.

Wanneer rechtstreeks versturen niet beschikbaar is, kun je de aanvraag in je eigen mailprogramma klaarzetten en zelf verzenden, of de praktijk bellen. Je vaccinkeuze en naam gaan niet mee naar Progenda en worden niet gebruikt door de praktijkassistent of AI.

Een afspraak maken via Progenda

Een boekingsknop opent de externe Progenda-agenda met het gekozen afspraaktype en waar nodig de zorgverlener vooraf geselecteerd. De link bevat geen naam, contactgegevens of antwoorden op de veiligheidsvragen. Je vult eventuele persoonsgegevens vervolgens zelf in bij Progenda en bevestigt de afspraak daar.

Voor het beheer van praktijkafspraken ondersteunt Progenda ons als verwerker. De precieze contractuele dekking binnen de Corilus-groep wordt in ons verwerkersdossier bevestigd. Voor zelfstandige zorgverleners kunnen eigen privacyafspraken voor hun zorgverlening gelden; vraag die zo nodig bij de betrokken zorgverlener op.

Voor de voorbereiding van gewichtszorg kun je een vragenlijst openen in Google Forms. Je vult die op een aparte pagina in; onze website leest of bewaart je formulierantwoorden niet. Het formulier vermeldt hoe de betrokken zorgverleners je antwoorden gebruiken. Google Forms heeft daarnaast eigen privacy-informatie. Vraag de praktijk om uitleg als je hierover vragen hebt.

De praktijkassistent zonder AI

De praktijkassistent toont vooraf geschreven antwoorden over de praktijk. Je kunt een onderwerp kiezen of zelf zoekwoorden typen. De zoekfunctie werkt uitsluitend in je browser, zonder AI-dienst en zonder koppeling met het patiëntendossier.

Onze assistentcode verstuurt je zoektekst niet naar de praktijk of een externe dienst, bewaart geen gespreksgeschiedenis en gebruikt geen cookies of browseropslag. Het zoekveld wordt na het zoeken en bij het sluiten leeggemaakt. Gewone technische gegevens van een websitebezoek kunnen wel door de hosting worden verwerkt.

Typ geen namen, contactgegevens of medische details. De assistent beoordeelt geen klachten en geeft geen persoonlijk medisch advies. Bij een onbekende vraag krijg je vaste contactmogelijkheden. Wanneer je zelf een externe link opent, belt of mailt, gelden de gegevensstromen die bij die handeling horen.

Wie kan gegevens ontvangen

Onze leveranciers kunnen onderaannemers inschakelen volgens hun verwerkersafspraken. We verkopen je gegevens niet. De gegevens van een inschrijvingsaanvraag worden niet aan de AI-chat toegevoegd.

• Bevoegde medewerkers van de praktijk die je aanvraag of privacyvraag behandelen.
• one.com voor het inschrijvingsendpoint en de praktijkmailbox, en voor de huidige website op het praktijkdomein.
• OpenAI voor de hosting en toegangsbeveiliging van dit ChatGPT Sites-prototype. Een toekomstige OpenAI API-koppeling is een afzonderlijke verwerking en is nog niet actief.
• Progenda en de contractueel betrokken Corilus-entiteit voor afspraken die je daar zelf boekt.
• De communicatieaanbieder of zorgverlener die je zelf kiest wanneer je een telefoon-, e-mail- of externe link gebruikt.
• Google voor de extern geopende voorbereidende vragenlijst voor gewichtszorg.

Hoelang worden gegevens bewaard

• Antwoorden in de afspraakkeuze en een nog niet verstuurde formulieraanvraag: alleen tijdelijk in het open venster. Onze websitecode gebruikt hiervoor geen permanente browseropslag.
• Technische verzendcontroles bij one.com: verzoekcodes, controlewaarden en afgeleide tellers worden gebruikt voor het voorkomen van dubbele verzending en misbruik. De huidige code ruimt records ouder dan 24 uur op bij onderhoud tijdens binnenkomende verzoeken. Dat is geen gegarandeerde maximale bewaartermijn van 24 uur. De code bewaart hierbij geen leesbare namen, adressen of e-mailinhoud.
• Ontvangen inschrijvingsmails: het voorgestelde praktijkbeleid is verwijdering uiterlijk drie maanden na definitieve afhandeling. Gegevens die noodzakelijk blijven voor je inschrijving of zorg worden volgens het daarvoor toepasselijke beleid beheerd. Deze termijn en de werkwijze voor verwijderde items en back-ups moeten nog door de praktijk worden vastgesteld.
• Hosting- en beveiligingslogs, back-ups en afspraakgegevens: de precieze termijnen moeten per dienst en praktijkdoel worden bevestigd. Dit is een open punt vóór publieke ingebruikname; we beloven hiervoor nog geen concrete verwijdertermijn.
• AI-chatinhoud: momenteel niet van toepassing, omdat de AI-chat niet actief is. Bewaring door een eventuele toekomstige dienst wordt vóór activering afzonderlijk beschreven.

Cookies en browseropslag

Onze eigen websitecode plaatst geen analyse- of marketingcookies en gebruikt geen permanente browseropslag voor de afspraakkeuze of het formulier. Hosting, beveiliging en aanmelden op dit privéprototype kunnen noodzakelijke cookies of vergelijkbare technieken gebruiken.

Externe diensten zoals Progenda hebben hun eigen informatie over cookies en gegevensverwerking. Zij worden via de afspraaklink geopend. Voor extra analysetools of niet-noodzakelijke cookies moeten we vooraf afzonderlijk bepalen welke informatie en eventuele toestemming nodig zijn.

Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Een leverancier of onderaannemer kan gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Waar dat gebeurt, moeten de toepasselijke doorgiftevoorwaarden worden vastgelegd, bijvoorbeeld een geldig adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen met de nodige beoordeling en aanvullende maatregelen.

We bevestigen de betrokken landen, onderaannemers en waarborgen in het verwerkersdossier vóór publieke ingebruikname en vóór een actieve AI-chat. Een Europese contractspartij betekent op zichzelf niet dat elke verwerking uitsluitend in Europa gebeurt. Je kunt de toepasselijke waarborgen bij de praktijk opvragen.

Welke rechten heb je

Je kunt, onder de voorwaarden van de AVG, vragen om inzage, verbetering, verwijdering of beperking van verwerking. Waar van toepassing kun je bezwaar maken of je gegevens laten overdragen. Als een verwerking op toestemming steunt, kun je die toestemming voor de toekomst intrekken. Een verwijderverzoek heft wettelijke bewaarverplichtingen niet automatisch op.

Contacteer info@huisartsenlangevelden.be. We beantwoorden je verzoek normaal binnen één maand en laten het weten als een wettelijke verlenging nodig is. We kunnen proportionele informatie vragen om je identiteit te controleren. Stuur niet spontaan een volledige identiteitskaart via gewone e-mail.

Je kunt ook een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit via www.gegevensbeschermingsautoriteit.be. Neem gerust eerst contact met ons op als je een vraag of bezorgdheid hebt.

Beveiliging en beslissingen over je zorg

De afspraakkeuze helpt je de juiste route te vinden. Zij stelt geen diagnose en neemt geen definitief besluit over je behandeling of inschrijving. Die beoordeling blijft bij de praktijk en de betrokken zorgverlener.

We beperken de gevraagde gegevens, gebruiken beveiligde verbindingen en controleren toegang en bewaring voor de gekozen diensten. Gewone e-mail is niet bedoeld voor het doorsturen van medische verslagen of identiteitsdocumenten. Bij een wijziging van de website of een nieuwe gegevensstroom werken we deze verklaring bij.